Präambel
Der Tennisclub Sauldorf e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen z.B. Medenrunde.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der ÖffentlichkeitsarbeitIm Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im VereinVerantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Vorstand zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-MailFür die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die EMail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die VertraulichkeitAlle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 DatenschutzbeauftragterDer Vorstand verzichtet auf die Benennung eines Datenschutzbeauftragten, da im Verein in der Regel weniger als 5 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten ehrenamtlich beschäftigt sind.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von InternetauftrittenDie Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt einem Beauftragten
Der Beauftragte ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vorstandes, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese OrdnungAlle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 InkrafttretenDiese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
Erweiterte DatenschutzerklärungWir möchten Sie darüber informieren, dass beim Besuch unserer Webseite personenbezogene Daten erhoben werden. Personenbezogen sind Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind (z. B. Name, E-Mail, Nutzerverhalten).
Verantwortlich für die Erhebung und Speicherung der Daten im Sinne des § 3 (7) BDSG bzw. Art. 4 lit. 7. DSGVO ist der Tennisclub Sauldorf e.V., Hauptstr. 54, 88605 Sauldorf, Telefon: 07578 - 1076, E-Mail: info@tennisclub-sauldorf.de
Unserer Webseite dient ausschließlich der Bereitstellung von Informationen über unseren Verein. Beim Besuch unserer Webseite werden nur die Daten erhoben, die von Ihrem Browser an unseren Server übermittelt werden. Diese Daten sind notwendig, damit Sie unsere Webseite angezeigt bekommen und auf ihr navigieren können. Rechtsgrundlage für die Erhebung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 f) EU-Datenschutz-Grundverordnung. Im Einzelnen werden folgende Daten beim Besuch unserer Webseite erhoben:
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• Übertragene Datenmenge
Die Löschung dieser Daten erfolgt, wenn diese nicht mehr erforderlich sind.
Ihre RechteSie haben uns gegenüber folgende Rechte, hinsichtlich der bei uns über Sie gespeicherten Daten:
• Recht auf Berichtigung und Löschung
• Recht auf Auskunft
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
Ihnen steht weiterhin ein Beschwerderecht beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Baden-Württemberg zu.
Veröffentlichung von PersonenbildnissenBei sportlichen Veranstaltungen und zur Präsentation von Mannschaften werden personenbezogene Abbildungen (Fotos/Videos) angefertigt und auf unserer Webseite, in unserem Clubjournal und in der regionalen Presse veröffentlicht.
Wir weisen Sie darauf hin, dass die Fotos und Videos mit Ihrer Person bei der Veröffentlichung im Internet oder in sozialen Netzwerken weltweit abrufbar sind. Eine Weiterverwendung und/oder Veränderung durch Dritte kann hierbei nicht ausgeschlossen werden.
Sie haben jederzeit das Recht auf Widerruf und Löschung der Abbildungen (Fotos/Videos). Der Widerruf muss in Textform (Brief oder per Mail: info@tennisclub-sauldorf.de) gegenüber dem Verein erfolgen. Ansonsten setzen wir Ihr stillschweigendes Einverständnis voraus.
Eine vollständige Löschung der veröffentlichten Fotos und Videoaufzeichnungen im Internet kann durchden Tennisclub Sauldorf e.V. nicht sichergestellt werden, da z.B. andere Internetseiten die Fotos und Videos kopiert oder verändert haben könnten. Der Tennisclub Sauldorf e.V. kann nicht haftbar gemacht werden für Art und Form der Nutzung durch Dritte wie z. B. für das Herunterladen von Fotos und Videos und deren anschließender Nutzung und Veränderung.
Wir weisen Sie darauf hin, dass trotz Ihres Widerrufs Fotos und Videos von Ihrer Person im Rahmen der Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen des Vereins gefertigt und im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht werden dürfen.
CookiesZusätzlich zu diesen Daten nutzen wir über unsere Webseite auch Cookies. Dies sind kleine Textprogramme, die nach Besuch unserer Webseite auf Ihrem Rechner (in Ihrem Browser) gespeichert werden. Sollten Sie unsere Webseite danach erneut besuchen, so sendet der von Ihnen genutzte Browser die in dem Cookie gespeicherten Informationen an unsere Webseite und kann Ihnen so bspw. die Navigation erleichtern, weil Voreinstellungen übernommen werden. Cookies sind keine Viren und können auch keine Schadsoftware auf dem Computer installieren. Sie sind nur kurze Texte, die zwischen Webserver und Browser ausgetauscht werden. Auf unserer Webseite werden folgende Arten von Cookies verwendet:
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